НОТАРИАЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ, ЛЕГАЛИЗАЦИЯ И ИСТРЕБОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Согласно ст. 1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-1 нотариальные действия от имени Российской Федерации на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений Российской Федерации (далее консулы), уполномоченные на совершение этих действий.

В соответствии со ст. 38 Основ законодательства консулы совершают следующие нотариальные действия:

 

  1.   Удостоверяют сделки (договоры, завещания, доверенности и др.), кроме договоров об отчуждении недвижимого имущества, находящегося на территории России;

 

  2.  Принимают меры к охране наследственного имущества;

 

  3.  Свидетельствуют верность копий документов и выписок из них;

 

  4.  Свидетельствуют подлинность подписи на документах;

 

  5.  Свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой;

 

  6.  Удостоверяют факт нахождения гражданина в живых;

 

  7.  Удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте;

 

  8.  Удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии;

 

  9.  Удостоверяют время предъявления документов;

  10. Совершают морские протесты.

Нотариальные действия в отношении документов, составленных за границей с участием иностранных властей или от них исходящих, совершаются лишь при условии их легализации в установленном порядке (подтверждения соответствия таких документов законодательству государства их происхождения, и что подписи должностных лиц на документах не вызывают сомнений в их подлинности). Без легализации такие документы принимаются консулами в случаях, когда это предусмотрено международными соглашениями, заключенными Российской Федерацией с иностранными государствами.

  При совершении нотариальных действий в обязательном порядке выясняется правоспособность юридических лиц, дееспособность граждан, полномочия представителей. При совершении нотариального действия консул устанавливает личность обратившегося гражданина, его представителя, представителя юридического лица. Установление личности производится на основании документов, исключающих любые сомнения относительно личности гражданина.


    ИСТРЕБОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ РОССИИ.

   Для истребования документа из России необходимо заполнить в двух экземплярах анкету для истребования, которая сдается в Генеральное консульство. За истребование документа взимается сбор в размере 41 евро. Если размер истребованного документа превышает 5 страниц, в этом случае за каждую последующую страницу нужно заплатить дополнительно 6 евро (сбор не возвращается, если документ не обнаружен). Срок исполнения заявлений сильно варьируется в зависимости от многих факторов, однако он составляет не менее трех месяцев. Во избежание возврата ходатайств, необходимо заполнять анкеты понятным почерком, давать исчерпывающие ответы на вопросы. Не могут быть истребованы военные билеты, трудовые книжки, водительские права, справки о семейном положении, характеристики, личные дела из российских учреждений, различного рода заявления, подававшиеся гражданами в органы внутренних дел при оформлении их выезда для проживания за границей. Не подлежат удовлетворению ходатайства частных лиц по истребованию повторных свидетельств ЗАГС, если они оформлены не на заявителя, а на других лиц, свидетельств о заключении брака, если брак расторгнут, свидетельств о рождении на умерших.
   
   Для истребования документов из стран СНГ рекомендуется обращаться в консульские загранучреждения стран СНГ или непосредственно к властям страны пребывания.
   
   В последнее время затруднено получение из Минобразования и Росархива России ответов на запросы об истребовании документов об образовании, поскольку многие ВУЗы ввели в практику оказание услуг по выдаче дубликатов дипломов и справок на платной основе. ВУЗы рекомендуют гражданам обращаться по данному вопросу непосредственно в их адрес. Значительное количество документов истребуется из российских архивов по запросам российских и иностранных граждан, проживающих за границей, которые обращаются непосредственно в эти архивы. Архивы переправляют документы в МИД, который направляет их в консульские загранучреждения для вручения заявителям. С этой категории граждан также взимается консульский сбор за истребование документов в соответствии с действующим тарифом.

    ЛЕГАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.

   Документы, составленные на территории одной страны, часто требуют заверения для предъявления в другой (документы, не требующие заверения, упомянуты ниже). В соответствии с Гаагской конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 года, документы, предназначенные для представления в официальные органы государств – участников Конвенции, удостоверяются в особом порядке. Россия и Финляндия также присоединились к данной Конвенции.   
   Каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление на документах единого для всех государств-участников Конвенции апостиля (удостоверительной надписи).    Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом подписью и печатью должностного лица его проставляющего.   Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен. Подпись, печать, или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.
   В Российской Федерации апостиль уполномочены проставлять следующие официальные органы:    Министерство юстиции Российской Федерации на документах, исходящих от организаций и учреждений, непосредственно подведомственных ему;   Министерства юстиции республик в составе Российской Федерации, Управления юстиции администраций краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга проставляют апостиль на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях иных российских документов;   Органы ЗАГС субъектов в составе Российской Федерации, проставляют апостиль на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов записи актов гражданского состояния;   Росархив проставляет апостиль на документах, выдаваемых подведомственными ему федеральными государственными архивами и центрами хранения документов;   Архивные органы субъектов Российской Федерации проставляют апостиль на документах, выдаваемых соответствующими государственными архивами и центрами хранения документов;   Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации проставляет апостиль на документах, оформляемых по линии прокуратуры.   В соответствии с положениями Гаагской конвенции апостиль не проставляется на следующих документах и их копиях: совершенных дипломатическими или консульскими агентами (данные документы легализуются в обычном порядке); имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов по ним, таможенные декларации и т.п.); не подлежащих вывозу и пересылке за границу (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности); выданных иностранными властями и засвидетельствованных на территории Российской Федерации нотариусами (исключение составляют копии официальных документов, выданных на территории республик бывшего Союза ССР до 8 декабря 1991 года и нотариально засвидетельствованных на территории Российской Федерации).
   На документы, совершенные в Финляндии апостиль уполномочены проставлять магистраты. Как правило, для проставления апостиля не требуется представления документа в магистрат того района, где выдан документ, например, на свидетельство о браке, совершенное в Тампере можно получить апостиль в магистрате Хельсинки.
   Обращаем внимание, что заверенный, в том числе, посредством подтверждения подписи официального переводчика апостилем, перевод документа не удостоверяет подлинности самого документа! Апостиль должен подтверждать полномочия должностного лица, совершившего сам документ!
   В соответствии с Гаагской конвенцией дипломатические представительства и консульские учреждения государств-участников не уполномочены проставлять апостиль на официальных документах.    

    ОБРАЗЕЦ АПОСТИЛЯ
    _______________________________________
    APOSTILLE / АПОСТИЛЬ
    (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961 -
    ГААГСКАЯ КОНВЕНЦИЯ ОТ 5 ОКТЯБРЯ 1961 Г.)
    1. РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
    НАСТОЯЩИЙ ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ
    2.ПОДПИСАН
    _______________________________________
    (фамилия)
    3. ВЫСТУПАЮЩИМ В КАЧЕСТВЕ
    _______________________________________
    (должность)
    4. СКРЕПЛЕН ПЕЧАТЬЮ/ШТАМПОМ
    _______________________________________
    (официальное название учреждения)
   
    УДОСТОВЕРЕНО
    5. В ГОРОДЕ ______________
    6. ________________________
                      (дата)
    7.________________________________________________________
    (фамилия, должность лица, название удостоверяющего органа)
    __________________________________________________________
    
    8. ЗА N ___________________________
    9. МЕСТО ПЕЧАТИ 10. ПОДПИСЬ
    ________________________________ ______________________   

   Список государств-участников Гаагской конвенции:
   Австралия, Австрия, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Армения*, Багамские острова, Барбадос, Белиз, Белоруссия*, Бельгия, Босния и Герцеговина*, Ботсвана, Бруней, Великобритания, Венгрия*, Венесуэла, Германия, Греция, Израиль, Ирландия, Испания*, Италия, Кипр*, Латвия*, Лесото, Либерия, Литва*, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония*, Мальта, Малави, Маршалловы острова, Мексика, Нидерланды, Норвегия, Панама, Португалия, Российская Федерация, Самоа, Сальвадор, Сан-Марино, Свазиленд, Сейшельские острова, Сент-Кристофер и Невис, Словения*, США, Суринам, Тонга, Турция, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия*, Швейцария, Швеция, Чехия, Югославия*, Южно-Африканская Республика, Япония.

(*) В соответствии со статьей 3 Гаагской конвенции проставление апостиля на документах не может быть потребовано, т.к. положения договоров и Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по семейным, гражданским и уголовным делам, заключенных Российской Федерацией с вышеуказанными странами, отменяют легализацию.